Commissioni, pulizie, manutenzione: sono i costi che ogni host conosce bene. Ma esiste una voce che raramente compare nei calcoli di redditività, eppure pesa quanto un secondo lavoro. È il tempo. Secondo il Global Host Report 2025 di PriceLabs, realizzato su oltre 1.400 host a livello internazionale, chi gestisce affitti brevi dedica mediamente 8,3 ore alla settimana alla propria attività. Proiettato sull’anno, il dato diventa 432 ore: 54 giornate lavorative da otto ore.
A rendere il quadro ancora più significativo è un altro numero: l’83% degli host intervistati svolge anche un’altra attività professionale. La gestione di un appartamento, insomma, si somma a una giornata lavorativa già piena.
Cosa si nasconde dietro ogni prenotazione
Rispondere agli ospiti, organizzare gli arrivi, consegnare le chiavi, raccogliere i documenti, gestire gli adempimenti amministrativi, intervenire in caso di imprevisti. Ogni prenotazione porta con sé una sequenza di operazioni che raramente viene considerata quando si valuta la redditività di un immobile. Eppure è proprio questa catena di attività a trasformare la gestione di uno o più appartamenti in un impegno strutturato.
Il valore economico di quel tempo è misurabile, anche se non compare in nessuna fattura. Attribuendo alle 8,3 ore settimanali rilevate da PriceLabs un valore ipotetico di 20 euro all’ora, il costo implicito della gestione raggiungerebbe circa 8.600 euro l’anno. Non è una spesa effettiva, ma è una rappresentazione concreta di quanto vale il lavoro invisibile di un host.
Quando si parla di redditività degli affitti brevi, si tende a ragionare sui ricavi e sui costi più evidenti, dimenticando una risorsa fondamentale: il tempo di chi gestisce l’immobile, osserva Salvatore Solito, CEO e founder di E-Instant. Se un proprietario deve organizzare personalmente ogni arrivo, occuparsi delle chiavi e seguire procedure ripetitive, quel tempo ha un valore economico, anche quando non compare in una fattura.
Il carico cresce con il numero degli immobili
Il problema non riguarda solo i piccoli proprietari. Secondo lo State of Work 2025 di Breezeway, ricerca condotta su oltre 350 professionisti dell’ospitalità, il 73% degli operatori gestisce più di 50 attività operative alla settimana. Dalla preparazione degli immobili alla gestione degli accessi, dalle comunicazioni agli ospiti al coordinamento dei fornitori, ogni soggiorno genera una sequenza di operazioni che richiede organizzazione e disponibilità costante.
Anche in Italia il fenomeno è rilevante. Secondo stime operative diffuse da CleanBnB nel 2026, gestire autonomamente un appartamento in affitto breve può richiedere tra le 8 e le 18 ore settimanali, a seconda della stagione e dell’intensità dell’attività. Senza processi organizzati, la crescita del business rischia di tradursi in un incremento proporzionale del carico di lavoro.
Automazione: distinguere il ripetibile dall’umano
Gli ospiti sono abituati a prenotare online, ricevere informazioni in tempo reale e usare strumenti digitali durante il viaggio. Molte attività che seguono la prenotazione, però, continuano a dipendere dalla disponibilità personale dell’host. La risposta non sta necessariamente nell’aumentare le persone coinvolte, ma nel separare le attività che richiedono un intervento umano da quelle che possono essere standardizzate.
Un orientamento confermato dalla ricerca Breezeway: l’85,8% degli operatori intervistati ritiene che la tecnologia contribuisca a semplificare il lavoro. È in questo contesto che opera E-Instant, startup italiana specializzata nell’hospitality tech. La piattaforma integra check-in digitale, acquisizione dei documenti degli ospiti, gestione degli adempimenti verso Questura e ISTAT e strumenti per il controllo degli accessi in un unico ecosistema. Si rivolge sia ai piccoli host sia ai property manager che gestiscono portafogli più ampi.
Il nostro obiettivo non è sostituire l’ospitalità con la tecnologia, ma liberare tempo per ciò che conta davvero, conclude Solito. Automatizzare le attività ripetitive significa permettere a host e property manager di concentrarsi sulla qualità dell’accoglienza, sulla soddisfazione degli ospiti e sulla crescita del proprio business.
In un mercato sempre più competitivo, la redditività di un immobile non dipende soltanto da quanto produce. Dipende anche da quante risorse richiede per essere gestito.